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以下通過購買和租賃復印機進行對比來說明企業租賃復印機的受益之處和必要性：
1、租賃復印機有效地降低了使用門檻
一般入門級的復印機價格均在一萬元以上，高端一點的需要幾萬甚至十幾萬，顯然這樣高的辦公成本是企業不容忽視的;而租賃復印機只需支付三、四千元甚至更低的租金即可。
2、租機不用擔心設備老化報廢
買機：所有權歸購買者，但到一定年限或一定用量時，造成了設備折舊老化和使用周期縮短，最終宣告報廢。
租賃：所有權歸租賃公司，也正因為此，客戶就不必負擔設備因老化而報廢的風險，只需支付相應的租金即可。
3、租機不用承擔設備過時風險
由于生產技術的突飛猛進，新、好產品的不斷涌現，造成了設備使用周期縮短，更新換代加快。購買者必定要承擔設備過時不能滿足使用需求的風險;若選擇租賃，風險就由租賃公司承擔，降低了置辦辦公設備的成本。
4、可任選最適用的機型
對于購買者來說，復印機一買回來就定位了，如果發現它與現在的工作量不匹配(復印速度過慢影響工作，過快則浪費了一大筆購置費，且維護起來也麻煩)或者是品牌不稱心，這樣，想換機就十分困難了——你得花很多時間和精力與商家談判，但未必能成功;就算成功了，你還得再多花一大筆冤枉錢，而租機就不會有以上的現象，你可隨時調換更便利更適合的機型，月租也會適當調整。這樣，你就可以靈活地使用復印機了。
5、免費上門維護
購機者每年至少得花600元維護復印機，否則你別想順利地使用它;而對于租機者，維護費用由租賃公司承擔，租賃公司會派專業技術人員定期上門進行維護。
6、3小時內免費上門解決故障(市內用戶)
購機者遇到稍大點的故障，報告商家后，一般需要好幾天才能得到解決，這樣就極大地影響了工作，造成不必要的損失，而租賃公司可以在接到故障報告后，3小時內解決問題，極大地保障了客戶的工作效率。
7、免費提供優質耗材，免費上門加碳粉
目前耗材市場非常復雜，以次充好的現象已是常事，若購機者買到劣質耗材，將造成設備故障率增加、使用壽命縮短和復印質量差等一系列問題;而且原裝耗材的成本是很高的，若是每月復印量低還能接受，復印量高的話購機者則要面臨很大的文印成本壓力。而對于租機者來說，因設備屬租賃公司所有，公司將免費提供優質耗材給租機者，從而避免了上述現象的發生，提高了工作效率，降低了辦公成本。
8、免費提供備用機
當復印機出現故障時，購機者只能等著商家派人來修，許多工作將停滯;而對于復印量大、工作繁忙、維修路程遠的租機者來說，租賃公司可免費提供備用機，以保證客戶工作的高度延續性。
9、節省超過40%的辦公費用
具體見下列“復印機單張成本核算”：一臺中檔機的價格約為18000元，市面上的各品牌復印機的壽命一般為復印量50萬張左右，具體計算如下：如果用戶月復印量為10000張，則每年復印的費用支出為0.13元/張× 10000張× 12個月 + 600(維護費)= 16200元。而租機的費用為0.08元/張×再無其它費用支出，用戶租機年費用僅為0.08元/張× 10000張× 12 = 9600元。(16200 - 9600) / 16200 = 40%，最保守估計：用戶節省了超過40%的辦公費用，如果包含一些人為的操作不當或損壞(如經常遇到的復印機卡紙等)，則購機者費用更高。因此，租用復印機比自購復印機更加省錢，更加劃算。
10、租機可以量化使用成本，有效降低不必要的支出
由于租賃復印機，除了按約定的單價支付復印費及租金和自備復印紙外，不承擔其他任何費用，這樣可以量化使用成本，有效地控制辦公成本。
11、租賃公司可以專業地提供個性化的文印方案以滿足客戶的多種使用需求
當選擇租賃復印機時，企業可以個性化地訂制適合的文印輸出整體方案來滿足多種使用需求，這樣既節省了辦公成本、又有效地提高了辦公效率，并且可以營造舒適、健康、環保的綠色辦公環境。而購機者自身很難在日常工作中做到這些。
12、提升企業的核心競爭力
租賃復印機可以將企業非核心業務外包，這樣企業就可以更加專注于自身業務的發展，提升競爭力和效益。
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